3 redenen om mee te doen aan e-mailloze vrijdag

Op vrijdag 30 november 2018 is het e-mailloze vrijdag.
Hoe ervaart u dit?

‘Heerlijk, een dag zonder e-mails’
of
‘Nee, hoe moet ik dan deftig alles afwerken?’

Uiteraard is het niet de bedoeling om uw mailbox volledig af te sluiten. U kan dit initiatief zien als een uitnodiging om vooral aandacht te hebben voor de belangrijkste e-mails en aan andere vormen van communicatie (telefoongesprek, even binnenspringen bij een collega, …) voorrang geven.

We geven u graag 3 redenen mee waarom een e-mailloze dag zo zijn voordelen heeft.

Stemgeluid en non-verbale communicatie… niet te onderschatten

Een e-mail werkt prima voor standaard vragen of om een activiteit aan te kondigen, pure tekstuele boodschappen dus. Een groot deel van onze communicatie gebeurt evenwel non-verbaal of d.m.v. uw stemgeluid. Vooral bij complexere vragen of boodschappen met een emotionele ondergrond is het non-verbale minstens even belangrijk als de tekst.

Neem het voorbeeld van Jan. Hij merkt een fout op de website en mailt dit aan Els. Jan zijn persoonlijke stijl is kort en kernachtig. Aansprekingen en begroetingen ontbreken meestal. Als hij iets belangrijk vindt, gebruikt hij vaak wat uitroeptekens, zodat de mate van prioriteit duidelijk is.

Els, die de mail ontvangt, interpreteert dit als ‘Oh nee, Jan is boos op mij. Zoveel uitroeptekens en niet eens een groet…’

Vijf minuten later komen ze elkaar tegen in de gang. Jan groet Els vriendelijk op een zachte toon, zijn uitdrukking is rustig. Hij polst even of Els zijn e-mail heeft ontvangen, waarop zij zich uitgebreid begint te excuseren tot grote verrassing van Jan. Door hierover samen te praten komen ze er op uit dat dit Jan zijn stijl van typen is.

Deze video toont nog even op een ludieke manier aan waarom e-mail soms beter niet gebruikt wordt.

Zoek elkaar op, het verbindt!

Verstoppertje spelen achter uw mailbox... het is soms verleidelijk. Zeker wanneer u conflicten uit de weg wilt gaan. Op de korte termijn lijkt een mailtje de meest efficiënte oplossing, maar 40 e-mails later blijkt vaak dat het toch niet altijd de beste piste is. :-)

Goede afspraken, goede collega’s

Neem vrijdag even de tijd om met uw collega’s hierover rond de tafel te zitten. Zijn er verwachtingen die bijgesteld kunnen worden? Zijn er duidelijke afspraken?

U kan afspreken om in de onderwerpregel een bepaalde ‘codetaal’ toe te passen. Bijvoorbeeld ‘code 1’ is hoogdringend, code 2 is dringend, maar kan morgen enz.

Zo plaatst u het verwachtingspatroon bij iedereen op dezelfde lijn en hoeft niet elke e-mail direct beantwoord te worden.
Dat zorgt voor minder stress en frustraties.

Deze video is een voorbeeld van hoe het niet moet.

Gaat u ervoor vrijdag?

Deze 10 ‘geboden’ van www.emaillozevrijdag.be helpen u vast op weg.

1. Controleer uw e-mails slechts 3x per dag. Weersta aan de verleiding elk nieuw bericht onmiddellijk te willen lezen.
2. Hou uw inbox leeg. Uw Postvak In is geen todo-lijst. Bewaar het overzicht.
3. Wees spaarzaam met cc. Gebruik het alleen als de ontvanger het echt moet weten.
4. Liever geen reply to all. Stuur uw antwoord of bedenkingen alleen naar de originele afzender.
5. Gebruik volle onderwerpregels. Een volle onderwerpregel vat uw bericht samen zoals een krantenkop.
6. Beperk uw mail zo veel mogelijk tot de onderwerpregel en eindig met eom (end of message). De ontvanger moet uw bericht niet meer openen.
7. Forward berichten maximaal 2 keer. Leg uit waarom u forwardt.
8. Schrijf u uit voor alle nieuwsbrieven die u niet leest. Doe hetzelfde met distributielijsten waarop u niet thuishoort.
9. Gebruik uw gezond verstand. Dertig e-mails per dag is meer dan genoeg. Less is more.
10. Neem altijd de telefoon voor dringende berichten of complexe vragen.